Koronavirüs pandemisi arasında uzaktan çalışmada 3 çözüm önerisi

Uzaktan çalışma, bir ofis ortamında çalışmaya alışkın ekipler için zor bir ayarlama olabilir. İşte bazı ipuçları. Kredi bilgileri: Charles Deluvio / Unsplash
COVID-19 ile mücadelenin bir parçası olarak, Kanada "tüm çalışma sahalarındaki çalışanları ... mümkün olan her yerde ve uzaktan çalışmaya" çağırıyor.

Ofis ve uzaktan çalışma arasında geçişin çoğunlukla bir BT sorunu olduğunu düşünebilmemize rağmen, evden çalışma konusunda yirmi yıllık yönetim araştırması bize gerçek zorlukların yeni başladığını söylüyor.

Kanada genelinde binlerce ekip, çalışma biçimlerini yeniden tanımlamanın zor geçişinden geçiyor. Takımların bu zorluklarla nasıl başa çıktıkları, verimlilikleri ve üyelerinin refahı üzerinde derin sonuçlar doğuracaktır. Aşağıda ekiplerin karşılaşacağı üç zorluk ve etkilerini nasıl azaltacağına dair pratik öneriler bulunmaktadır.

İletişim normlarını yeniden tanımlama

Ofis çalışanları büyük miktarda bilgiyi bizzat paylaşırlar - tavsiye almak, kahve beklentilerini netleştirmek veya konuşmak için su soğutucu tarafından toplamak için birbirlerinin ofisi tarafından dururlar. Araştırmalar gayri resmi tartışmaların çalışanların ekiplerinde neler olduğunu anlamalarına ve tecrit duygularını uzak tutmalarına yardımcı olduğunu gösteriyor.

Uzaktan çalışmaya geçiş yapan ekiplerin yeni içeriklerine uyan yeni iletişim normları oluşturmaları gerekir. Takım üyeleri, bunu yanlış hissetse bile, başlangıçta aşırı iletişim kurmaktan korkmamalıdır.

Örneğin, bir iş arkadaşını üst üste birkaç kez telefonla aramak ofis bağlamında kaşlarını çatmış olabilir, ancak uzaktan çalışmaya geçiş yapan takımlar için mükemmel bir şekilde kabul edilebilir.

Yeni iletişim normları yalnızca deneyden ortaya çıkabilir ve deney, deneme yanılma anlamına gelir.

İş-yaşam çatışmalarını yönetme

Ofis çalışanları, çalışmalarını ve özel hayatlarını uzay ve zaman içinde nispeten ayrı tutmaya alışkındırlar (yani çalışma saatleri boyunca ofiste çalışırlar ve geri kalan zamanda evde özel olarak yaşarlar), bu da ikisi arasındaki çatışmaları sınırlamalarına yardımcı olur . Uzaktan çalışmaya ani geçişimiz, sorumluluklarımızı bulanıklaştıran bu sınırları siler.

Yeni uzak işçilerin, özellikle de bağımlıları olanların, çalışmaları ile kişisel yaşamları arasındaki ilişkiyi yeniden tanımlamaları gerekmektedir. İkisi arasındaki çatışmaları ve kesintileri sınırlamak için, uzak çalışanlar yöneticileriyle her iki sorumluluğu da dengeleyen yaratıcı bir program müzakere etmelidir - örneğin, gün boyunca iş ve aile sorumluluklarını değiştirerek.

Birkaç, telefonla aramak ofis bağında kaşlarını çatmış olabilir, ancak uzaktan çalışır geçiş yapan takımlar için mükemmel bir şekilde kabul edilebilir.

Yeni iletişim normları sadece deneyden ortaya çıkıyor ve deney, deneme yanılma aşamasında gelir.

İş-yaşam çatışmalarını yönetme

Ofis ortamında, çalışmalarını ve özel hayatlarını düzenlemek ve ayırmak için sınırlamalarına yardımcı olur. Uzaktan çalışma ani geçişimiz, sorumluluklarımızı bulanıklaştıran bu şekilde siler.

Yeni uzak işçilerin, özellikle de bağımlıları olanların, çalışmaları ile kişisel yaşamlarının arasındaki ilişkiyi yeniden tanımlamanız gerekir. İkisi arasındaki çatışmaları ve kesintileri sınırlamak için, uzak çalışanlar yöneticileriyle her iki sorumluluğu da dengeleyen yaratıcı bir program müzakere etmelidir - kısmen, gün boyunca iş ve aile sorumluluklarını değiştirerek.

Ayrıca, bir ev ofisi olmayan yeni uzak işçiler, bir yatak veya kanepe gibi tipik olarak rahatlamak için kullandıkları alanlarda çalışmaktan kaçınmalıdır.

Bunun yerine, evlerini yeniden düzenlemeli ve iş istasyonu olarak sessiz bir alanda masa veya masa kullanmalıdırlar. Burada da aile üyeleri bu alanın sadece çalışmaya adanmış olduğu konusunda bilgilendirilmelidir.

Denetimin ne anlama geldiğini yeniden düşünmek

Bir çalışanın işini göremediğimizde, kilo almadığından şüphelenebiliriz. Bazı işler, bu endişeleri azaltabilecek ölçülebilir iş çıktıları içermesine rağmen, birçoğu içermez. Örneğin, bir proje yöneticisi, izleme fırsatlarını sınırlayan birkaç haftada bir teslim edilebilir.

Yöneticiler, uzaktan çalışma bağlamında çalışanların denetlenmesinin ne anlama geldiğini yeniden tanımlamanın önemli zorluklarıyla karşı karşıya kalacaktır.

Yöneticilerin yaptığı yaygın bir hata, uzak çalışanların işlerini nasıl yaptığını yakından izleyerek doğrudan gözlem eksikliğini telafi etmektir. Bu strateji başarısızlığa mahkumdur çünkü yöneticiler uzak çalışanların yaşamlarında olan her şeyi bilmiyorlar. Örneğin, bir çalışan hafta boyunca hasta bir çocuğa bakımını telafi etmek için bir hafta sonu üzerinde çalışmaya karar verebilir.

Süpervizörler, çalışanların nasıl çalıştığına odaklanmak yerine, çalışmalarının neden önemli olduğunu onlara açıklamalıdır. Belirsiz zamanlarda, çalışanlar, özellikle bağlam değiştiyse, işlerinin gerçekten ne anlama geldiğini unutabilirler.

Araştırmamda, neden çalıştıklarına daha fazla odaklanan insanların çalışmalarında yeni yaratıcı olasılıkları keşfetme olasılıklarının daha çok nasıl çalıştıklarına odaklanan insanlardan daha olası olduğunu görüyorum.

Kısacası, geleneksel ofis çalışmasından uzaktan çalışmaya geçiş, ekiplerin işleyişinde temel bir değişikliktir.

Yukarıda listelenen zorlukların çözülmesi zaman alacaktır ve yanlış anlaşılmalar beklenmektedir. Bu nedenle, bu deneme döneminde birbirimizi affetmeli ve yeni normalimiz için etkili çalışma normları oluşturmaya odaklanmalıyız.

Koronavirüs Dolayısı ile Uzaktan çalışırken beyin fırtınası yapmanıza yardımcı olacak 4 uzman ipucu

Bir ofiste beyin fırtınası yapmanın iki standart yolu vardır. 1- Bir beyaz tahtanın önüne geçin ve fikirler dağıtın. 2- Ofiste zıplayın ve bir şeyin yaratıcılığınıza yol açtığını umun.

Uzaktan çalışırken bunları da yapamazsınız - ve dürüst olmak gerekirse, bu iyi bir şeydir.

Kahve odasından mola odasına, pinpon odasına sıçramak ve işlerin yapılmasını ummak çok fazla enerji harcayacaktır. Bazı iyi fikirler edinebilirsiniz. Ama bu çabalarınıza rağmen, çabalarınızdan değil. Rastgele dayanarak, yaratıcı çalışma yapma şansı karşılaşmaları inanılmaz derecede kırılgan görünüyor.

Bunu göz önünde bulundurarak, uzaktan beyin fırtınası yapmanın en iyi yolları hakkında benden ve diğer uzaktan çalışma liderlerinden bazı ipuçları.

ONLINE BİR BEYAZ TAHTA KULLANIN
Bir beyaz tahta kullanmaya alışkınsanız, soğuk hindiden vazgeçmek için bir neden yoktur. Bunun yerine çevrimiçi bir beyaz tahta kullanabilirsiniz. Takım arkadaşlarınızla aynı odada olmak zorunda kalmadan görsel düşünme ve işbirliği avantajları sunar. Bu uygulamaların çoğu şablonlar sunar ve sürükleyip bırakabilir, yorumlar gibi gerçek zamanlı işbirliği özelliklerini kullanabilir, dosya ekleyebilir ve hatta beyin fırtınanızı ekibinizin geri kalanına sunabilirsiniz.

HubSpot’un ekibinde pazarlama başkan yardımcısı Kieran Flanagan, uzaktan beyin fırtınası yapmak için Miro'yu kullanıyor. Bir fikir üzerinde kafa kafaya yaşama deneyimine en yakın kişi olduğunu söylüyor.

Ancak, herhangi bir çizim veya doodle uygulamasının dijital bir beyaz tahtaya dönüştürülebileceğini unutmayın. Zapier'de bazen işi yapmak için Google Dokümanlar'ı kullanırız. Hiyerarşi duygusu elde etmek, farklı konuşma dizileri oluşturmak için yorum eklemek ve hatta bazı şekiller çizmek için girinti ve boşluk kullanabilirsiniz.

Burada gereken sofistike araç beyninizdir, tuval değil.

VİDEO ÇAĞRISI VAR
Uzaktan çalışmak, birlikte çalıştığınız kişilerle konuşamayacağınız anlamına gelmez. İster bire bir, ister daha büyük bir grupla olsun, bir video görüşmesine atlayın ve bizzat görüştüğünüzü bizzat yapın - birisinin not aldığından emin olun.

Veya bu beyaz tahta siren şarkısından gerçekten uzaklaşamıyorsanız, birçok video konferans uygulamasında yerleşik beyaz tahta özellikleri bulunur. Bazıları, Zoom’lar gibi oldukça basit, ama işi hallediyorlar.

Görüntülü arama uygulamanızdaki ekran paylaşımı özelliğini de kullanabilirsiniz ve bazı durumlarda başka birinin ekranını çizebilir ve vurgulayabilirsiniz. Görsel bir şeyin etrafında beyin fırtınası yapıyorsanız, bu işleri çok daha kolay hale getirir.

Yalnız beyin fırtınası
Beyin fırtınasının tek başına daha iyi olduğunu gösteren çok sayıda kanıt var. (Gruplar, yapılandırılması gereken fikirlerin düzenlenmesine yardımcı olabilirler.) MeetEdgar'ın başkanı Sarah Park, ekibinin tek başına veya daha küçük gruplarda beyin fırtınası yapma eğiliminde olduğunu ve ancak daha sonra daha büyük bir grupla paylaştığını söyledi. Kendisi ve ekibinin şirketleri için adlandırma ve markalama konusunda ne zaman çalıştıklarına dair örnek veriyor:

Hepimiz planımızın ne olacağına dair gizli bir şekilde çalıştık ve sonra fikirlerimizi aktaracağız, böylece bir başkası onların üzerine inşa edebilsin. Ve sonunda, ekiple paylaşırdık.

Elbette, beyin fırtınasının tek başına boş bir Google Dokümanının önünde oturmak anlamına gelmesi gerekmez. Aslında, yürümek sizi daha yaratıcı kılar, bu yüzden düşünmek için yürüyüşe çıkın. Sadece telefonunuzun yanınızda olduğundan emin olun, böylece işler beyninize geldiği için notlar alabilirsiniz.

BİR SLACK KANALI BAŞLATIN VE İPLİKLERİ KULLANIN
Birlikte beyin fırtınası yapmak istiyorsanız, ancak eşzamansız olarak, Slack bunun için harika bir yerdir. Beyin fırtınasına özgü bir kanal başlatın, ardından insanlar fikirleri oraya bırakabilir. Her ayrık fikir için, üzerine bir iplik başlayın.

Bu, yalnız başına daha iyi beyin fırtınası yapan ancak yine de sağlam bir tahta isteyen insanlar ve takımlar için harika. Tüm insanların düşündüğünü izlemeden, kafanızın rahatlığında beyin fırtınası yaparsınız, ancak daha sonra rafine olmak veya yeni fikirler ortaya çıkarmak için oradasınız.

Uzaktan çalışırken, tüm takım arkadaşlarınızla birlikte fiziksel bir beyaz tahtanın önüne oturamazsınız. Ancak sizi Expo markasının dışında düşünmeye ve beyin fırtınası için yeni ve belki daha üretken yollar bulmaya zorlar.